Контроль выполнения работы
В хорошо сработанной небольшой команде каждый сам себя контролирует на своем участке работ. Функция контроля над исполнением всего объема работ возложена на руководителя.
В некоторых организациях и учреждениях управленческая функция контроля исполнения нередко воспринимается как функция администратора-надсмотрщика. Зачастую сотрудники болезненно реагируют на начальственный интерес к выполняемому ими заданию, воспринимая его как недоверие к своей квалификации и ответственности.
Команда потому и является командой, что подобное положение дел в ней недопустимо.
Суть контроля исполнения работы в команде в том, что план статичен, но жизнь не стоит на месте. Постепенно, по мере выполнения работы, проясняются те сложности и "узкие места", которые при формировании общего плана представлялись иначе; у членов команды накапливаются идеи по поводу выполняемой работы; изменяются внутренние и внешние условия.
Следовательно, контроль исполнения работы в команде обеспечивает:
· личное представление руководителем команды складывающейся ситуации с выполнением плановых заданий (и не только плановых);
· выявление "узких мест" и возможностей их преодоления;
· выявление ожидаемых помех;
· оценку характера взаимодействия с другими командами внутри организации и внешними партнерами;
· получение обратной связи от членов команды;
· оценку настроения членов команды в процессе осуществления поддерживающей или мотивирующей работы;
В команде возможны следующие формы контроля исполнения работы:
· ежедневные (еженедельные) совещания с докладом всех членов команды о состоянии работ;
· периодические (по ситуации) совещания ответственных исполнителей команды, связанные с "узкими местами" в деятельности команды;
· ежедневная (выборочная) работа руководителя с одним из членов команды, для того чтобы "держать руку на пульсе";
· использование "режима автоответчика" для записи всех сообщений обратной связи и тревожных сигналов о появлении помех;
· качественный и своевременный анализ представленных результатов по выполненным плановым заданиям;
· итоговая оценка деятельности команды за отчетный календарный период;
· доклады отдельных членов команды по тематическим заданиям.
На основании информации, собранной в процессе контроля исполнения работы, руководитель команды должен:
· провести ситуационный анализ с прогнозированием дальнейшего хода плановых и внеплановых работ;
· уточнить план и стратегию дальнейших действий;
· оказать членам команды помощь в "узких местах" и определить дополнительные задания;
· уточнить и нормализовать взаимодействие членов команды.