Целевой установкой сбыт-контроллинга является информационное обеспечение процесса принятия решения. Вместе с этим в конце работы стоит также задача оформления передачи информации в форме отчета, функция которого заключается в том, чтобы полученные результаты в рассмотрение ответственным органам, отвечающим за принятие решений, с тем, чтобы те могли осуществлять как текущее регулирование, так и дальнейшее планирование. Следовательно, речь идет о том, чтобы не только охватить, включить в сферу рассмотрения отклонения от плановых показателей, проанализировать и задокументировать, но также и том, чтобы предоставлять сведения о влиянии различных возможных решений.
Что именно должно быть принято во внимание при разработке контроллинг-отчета, показывает анкета.
1. Получили ли руководящие органы всех звеньев (сфер) предприятия ту информацию, которая относится к их области компетенции?
2. Содержит ли сообщение суть, главное?
3. Предоставлены ли наряду с фактическими цифрами также и плановые величины?
4. Показатели отклонений фактических величин от плановых представлены как в абсолютном так и в относительном отражении (8 %)?
5. Содержатся ли в отчете сведения о причинах отклонений и предлагаются ли мероприятия по улучшению ситуации?
6. Предложены ли помимо общего отчета также специальные узкоориентированные подотчеты, направленные на информационные потребности управленцев?
7. Осуществлена ли подготовка отчета в графической форме?
8. Отчеты составляются и предоставляются вовремя (ежедневно, еженедельно, ежемесячно)?
9. Охватывает ли форма отчета важнейшие области управления: оборот, издержки и ситуацию с прибылью?[20]