При изменении персональных данных гражданского служащего в личное дело вносятся соответствующие изменения на основе письменного заявления гражданского служащего. К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (например, свидетельство о регистрации брака), а подлинники предъявляют работникам кадровой службы.
Издается соответствующий приказ, копия которого вносится в личное дело. На обложке личного дела зачеркивается прежняя фамилия и пишется настоящая.
При перемене фамилии каждый гражданин должен внести соответствующие изменения в документы, оформленные на его прежнюю фамилию.
Главным документом гражданина Российской Федерации является паспорт, который подлежит обмену в месячный срок после регистрации брака в случае перемены фамилии.
Кроме того, каждому гражданину Российской Федерации присваивается однажды и на всю жизнь идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который подтверждается Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства (далее – Свидетельство). При перемене фамилии ИНН не меняется, а подлежит замене само Свидетельство о постановке на учет в связи с изменением указанной в нем фамилии. Свидетельство подлежит обмену в налоговой инспекции по месту жительства гражданина.
Для замены Свидетельства о постановке на учет гражданский служащий самостоятельно обращается с заявлением в налоговую инспекцию по месту жительства, в котором указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, ранее присвоенный ему ИНН и прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию.
Взамен налоговая инспекция выдает новое Свидетельство о постановке на учет на новую фамилию с тем же ИНН.
Заменой паспорта и Свидетельства о постановке на учет занимается непосредственно сам работник.
В кадровую службу гражданский служащий представляет оригиналы документов и передает копии для включения в личное дело.
Государственный орган на основе заявления гражданского служащего представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2[1], опись документов по форме АДВ-6[2] и свидетельство, выданное на прежнюю фамилию. Пенсионный фонд выдает свидетельство на новую фамилию с тем же номером индивидуального лицевого счета[3]. Новое свидетельство выдается гражданскому служащему, а копия подшивается в личное дело.
Подлежит обмену и страховой медицинский полис обязательного медицинского страхования граждан. Порядок обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.
Необходимо провести изменения и в служебном контракте. Для этого можно либо провести соответствующие исправления в обоих экземплярах служебных контрактов, либо заключить дополнительное соглашение.
Здесь же следует напомнить, что работники кадровой службы должны внести изменения в трудовую книжку, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, личную карточку гражданского служащего Т-2ГС, а также в график отпусков.