Рассмотрим и проанализируем применение в практике гостиницы такой функции менеджмента как контроль.
Среди форм контроля, осуществляемых в гостинице «IBB» стоит отметить и следующие:
1. Надзор за работой подчиненных;
2. Анализ документов;
3. Вызов и заслушивание;
4. Запрашивание письменных отчетов;
5. Проведение планерок;
6. Аттестация;
7. Аудит;
8. Инвентаризация.
На предприятии осуществляется как внешний, так и внутренний контроль.
Для начала, хотелось бы отметить органы, осуществляющие внешний контроль гостиничного предприятия, а именно:
- Министерство ЖКХ РБ – утверждают правила проживания;
- Налоговая инспекция по центральному району г.Минска – проверяет правильность и своевременность уплаты налогов;
- Фонд занятости – следит за наличием вакансий;
- МЧС – следит за пожарной безопасностью;
- санстанция;
- Госстандарт;
- Минспорта;
- Мингорисполком;
- Организации гостиничного хозяйства.
Контроль за соблюдением действующего порядка формирования и применения цен (тарифов) осуществляется Комитетом государственного контроля, органами ценообразования, министерствами, другими республиканскими органами государственного управления, объединениями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, в соответствии с действующим законодательством [12].
Также следует отметить, что ММОЦ следит за нововведениями в туристическую деятельность, предлагаемыми государственными органами, оплачивает все государственные пошлины, осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Республики Беларусь. ММОЦ взаимодействует с Минским горисполкомом, Министерством спорта и туризма, администрацией Московского района, Белгисом (подтверждение сертификата об уровне обслуживания 3 звезды), Управлением бытового обслуживания. Осуществляется связь с экологическими организациями. ММОЦ первая в Минске гостиница, где соблюдаются правила экологического менеджмента (разделение мусора, солнечная батарея, включение света от фотоэлементов), имеется сертификат, подтверждающий это.
За текущий год гостиницу проверили следующие органы:
1. Налоговая инспекция;
2. Минское управление Департамента Государственной инспекции труда и соц. защиты, проверка была проведена на предмет организации оплаты труда. Проведен контроль выполнения правил учета и расследования несчастных случаев на производстве, а также порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по ОТ;
3. Фонд социальной защиты Московского района г. Минска – проверяет правильность начислений и перечислений страховых взносов в фонд соц. защиты;
4. Департамент финансовых расследований – проверяет законность хозяйственно-финансовых операций, а именно была проведена встречная проверка с другими субъектами хозяйствования.
В связи с тем, что гостиница имеет самостоятельный баланс, который составляется каждый год и действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, а также то, что источником инвестиционных проектов являются не только собственные средства предприятия, но и заемные средства иностранных инвесторов, проводится обязательная аудиторская проверка, для чего приглашаются независимые аудиторы.
Ежегодно приводится ревизия, при котором проводится контроль товароматериальных ценностей, обоснованность списания денежных средств, операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.
Внутренний контроль осуществляется руководящими работниками гостиницы. Одной из форм такого контроля является проверка контроля осуществляется при помощи так называемых «чек-листов» [Приложение В]. Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным оприходыванием денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом.
За каждым работникам бухгалтерии закреплен свой участок учета, и в конце месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который выводит финансовые результаты деятельности гостиницы и готовит бухгалтерскую финансовую и налоговую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).