Основными задачами, которые решаются в экономических подразделениях, являются такие задачи, как планирование, учет, контроль, анализ и регулирование произовдственно-хозяйственной деятельности.
Прежде всего следует отметить необходимость соблюдения принципа системного внедрения АРМ. Этот подход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта внедряется не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всех отделах предприятия.
Совершенствование рабочих мест в служебных помещениях предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания.
При планировке и распределении помещений между подразделениями аппарата управления и менеджерского состава решающее значение должны иметь - функциональное назначение подразделений, их содержание и взаимосвязь в процессе выполнения общих задач. От этого во многом зависит продолжительность прохождения информации и документов, рациональное использование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагаться последовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на 1-го работника (3-4 м2, а иногда 5м2- в зависимости от характера работы и особенностей технического оснащения).
Каждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации (компьютер, сканер, принтер, ксерокс). В комплект мебели в зависимости от содержания работы могут входить: письменный стол, вспомогательный стол-стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Последнее должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Этому требованию, в частности отвечают вращающиеся стулья, стулья с подлокотниками, регулируемыми по высоте сиденьем и спинкой. При определении наиболее благоприятного сочетания элементов рабочего места следует исходить из зоны досягаемости рук человека, работающего за столом. Стеллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть рассчитаны на удобное хранение и доступность для работы справочных, нормативных и других материалов.
К организационной технике управления относятся - ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, конторские книги, стандартные бланки, различные графики, диспетчерские доски и т.п. Удобные, простые и практичные средства техники - немаловажное условие повышения качества работы в аппарате управления.
В настоящее время для полной обработки информации на персональном компьютере требуются специальные средства ее передачи- локальная компьютерная сеть предприятия, электронная почта, Интернет и т.п.
С целью оптимизации делопроизводства необходимо установить и строго соблюдать порядок поступления информации на рабочие места. Любой документ должен быть составлен так, чтобы он точно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен в обращении. Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, обеспечивающих их юридическую полноценность и способствующих оперативности исполнения.