Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства:
· один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;
· средства копирования документов;
· сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
· проекционное оборудование для проведения презентаций.
Также менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:
· диктофон;
· факс;
· телефон, телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.
Также рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцелярскими принадлежностями.
Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.
Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.
Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.
Также хочу привести некоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннего использования организационной техники на предприятии.
Таблица 1 - Полезный эффект для предприятия при различных условиях использования организационной техники
|
Показатель |
Эффект от неполного использования организационной техники, % |
Эффект от неполного использования организационной техники, % |
|
Прибыль |
+6-10 |
+15-23 |
|
Рентабельность |
+5 |
+8 |
|
Объем выпуска продукции |
+5-9 |
+10-18 |
|
Оборачиваемость оборотных средств |
+4-8 |
+9-12 |
|
Производительность труда |
+5-7 |
+10-15 |
|
Трудоемкость операций управления |
-10-12 |
-20-30 |
|
Штрафы за невыполненную работу |
-7-8 |
-10-12 |
Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.
Вывод
В данной работе я показала возможности использования организационной техники на предприятиях, в различных его отделах, как то экономический отдел, отдел управления, администрации предприятия. Также привела данные о средних затратах менеджера в процессе своей работы. А также рекомендации по снижению трудоемкости при помощи средств организационной техники, при правильной организации рабочего места менеджера, а также внедрения таких новых технологий, как электронные офисы. Что наглядно показывает в первую очередь экономический и социальный эффект от рационального использования средств организационной техники менеджером при осуществлении своей профессиональной деятельности. Таким образом менеджер, стремящийся к эффективному управлению информационными и производственными процессами, должен максимально эффективно использовать все подручные технические средства офиса, для максимизации полезного эффекта на работу предприятия в целом, посредством выполнения задач своего подразделения.