Деятельность предприятия в области управления персоналом нуждается в значительном делопроизводственном обеспечении. Регулирование отношений со стороны государства осуществляется в основном посредством принятия правовых актов, относящихся к этой сфере деятельности. Деятельность ОАО «ЧАЗ» регулируется Гражданским Кодексом РФ, Трудовым кодексом. Законом РФ «Об акционерных обществах» и др.
Для характеристики предприятия, его организационной структуры, проведения анализа производственно- хозяйственной деятельности используют устав, положения об отделах, должностные инструкции, аналитические данные предприятия.
Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет каровая служба. Кадровое делопроизводство ОАО «ЧАЗ» основывается на следующих документах: Устав организации; Философия организации; Коллективный договор; Правила внутреннего трудового распорядка; Контракт сотрудника; Положение об оплате труда; Положение об аттестации кадров; штатное расписание; Положения о структурных подразделениях; должностные инструкции; трудовые договора.
Сторонами трудового договора в ОАО «ЧАЗ» являются работодатель и работник.
Правила внутреннего трудового распорядка предприятия являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, меры поощрения и взыскания, а также вопросы разглашения служебной и коммерческой информации в ОАО «ЧАЗ».
Положение о структурном подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения в ОАО «ЧАЗ», его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении разрабатывается и подписывается руководителем подразделения, согласовывается с компетентными должностными лицами, доводится до сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления и утверждается руководителем организации с указанием даты и скрепляется печатью.
Исходными данными для разработки Положения о подразделении являются: организационная структура, функциональная структура, штатное расписание организации, классификатор функций управления, нормативы управленческого труда, типовые положения о подразделениях, схемы документооборота.
Должностная инструкция работников ОАО «ЧАЗ» является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления, классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.
Должностные инструкции разработаны по каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.
Коллективный договор ОАО «ЧАЗ» — это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, и заключаемый между сторонами социального партнерства (работниками и работодателями в лице уполномоченных в установленном порядке представителей). Трудовой Кодекс Российской Федерации под социальным партнерством признает систему взаимоотношений между работниками и работодателями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленную на обеспечение согласования интересов сторон по вопросам регулирования трудовых и иных, связанных с ними, отношений. Органы государственной власти и органы местного самоуправления выступают в качестве сторон социального партнерства в тех случаях, когда они являются работодателями или их представителями, уполномоченными на представительство законодательно или работодателями.
В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений в ОАО «ЧАЗ» осуществляется путем заключения, изменения и дополнения работником и работодателем коллективных договоров, соглашений и трудовых договоров.
При заключении трудового договора запрещаются:
• необоснованный отказ в заключении договора;
• любое прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличие или отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников;